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一、建立干部档案多媒体信息网络系统的必要性

1、是国家信息化和新时期组织工作的迫切需要。进入九十年代以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。江总书记关于“四个现代化，哪一化也离不开信息化”的重要指示，明确要求各地各部门要把信息化工作列入议事日程。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期党的组织工作更应该走在前面。用现代化、科学化的手段做好新时期的组织工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。

二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用

1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。

2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题

1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。

2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。

要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。

3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。

4、要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等信息内容，与干部考核、考察等工作也有着密不可分的联系。因此在系统的建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。

准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，在系统的建设和应用过程当中，要重视信息资源的采集、开发与利用，不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，开发选用一些实用的应用程序，充分利用现有信息资源。拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为组织工作中必不可少的重要组成部分。

随着办公自动化和信息系统的逐步推广与完善，对各级干部的计算机应用水平也提出了较高的要求。要有计划地对使用者进行强制培训，使其成为办公自动化和干部信息系统的积极参与者与受益者，从而不断提高整体的业务水平和管理能力。

一、档案信息电子化的现状

1?档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2?在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3?标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆?室?藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4?档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5?档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆?室?藏档案资料?纸质或机读形式的?为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1?可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆?室?对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2?缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3?档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4?档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5?档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。